Hoe en waar te beginnen?

Vind je het opruimen van documenten nog spannend? Ben je bang dat je per ongeluk verkeerde bestanden weggooit? De volgende richtlijnen helpen je om te bepalen welke documenten er weg kunnen:

• Heb je hetzelfde document op meerdere plekken opgeslagen? Bijvoorbeeld een document die je eerst op je eigen OneDrive hebt opgeslagen en daarna gekopieerd hebt naar een map in Teams? Dan kan waarschijnlijk een van de twee bestanden weg.
• Staan er in een map van hetzelfde document meerdere versies opgeslagen (denk aan bestandsnamen met versie 1, versie 2 etc.)? Dan is er wat op te ruimen! Bepaal (eventueel in overleg met collega’s) welk document de juiste versie is en verwijder de andere documenten.
• Staat een document al lange tijd ongebruikt opgeslagen op SharePoint, Teams of OneDrive? Bepaal dan of dit document kan worden verwijderd. Een goede richtlijn hiervoor: ‘Is het document een jaar lang niet gebruikt, dan kan het worden verwijderd.’ Tip: je kunt wanneer je een map opent in SharePoint, Teams of OneDrive de datum zien waarop het bestand voor het laatst is gewijzigd.
• Volg beleid, wet- en regelgeving. Sommige bestanden moet je langer blijven bewaren. Andere bestanden juist niet (bijvoorbeeld als het gaat om AVG).

Help! Ik heb het verkeerde bestand verwijderd

Ging de voorjaarsschoonmaak iets te rigoureus en heb je per ongeluk een verkeerd document verwijderd? Geen zorg! Jouw bestand staat nog 30 dagen in de prullenbak van je OneDrive, Teams of SharePoint. Je kunt het document gelukkig dus nog herstellen. Alles over het herstellen van bestanden via OneDrive lees je hier en over het herstellen via SharePoint of Teams hier.

Wil je ook meer weten over veilig en slim werken met documenten?

Lees dan bijvoorbeeld onze eerdere blog over het terugvinden van bestanden. Kunnen teams binnen jouw organisatie hulp gebruiken bij slim samenwerken met documenten? Onze game Knowledge Gainers Fundamentals helpt teams hierbij. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op!