Help, mijn bestand is kwijt! 

Misschien herken je het wel. Je computer loopt vast en de voortgang op het document waaraan je net een paar uur hebt gewerkt is verloren gegaan. Of nog erger, het document is in zijn geheel kwijt. Gelukkig werken steeds meer organisaties in ‘the cloud’. Dat is immers de veiligste manier om effectief zelf en samen met anderen aan je documenten te werken. Helaas zie ik in mijn dagelijkse praktijk dat het bij veel kenniswerkers nog wel eens misgaat, met alle gevolgen van dien. 

Wat werken in the cloud betekent 

Met ‘the cloud’ bedoelen we het internet. Documenten die in the cloud worden opgeslagen, staan dus op een internetserver. Deze kunnen grote hoeveelheden data opslaan en zijn zeer goed beveiligd. Zo heeft Microsoft bijvoorbeeld gigantische datacenters met servers waar deze data wordt opgeslagen. Naast de gigantische opslagruimte en het veiligheidsaspect, is toegankelijkheid een kenmerk van werken in the cloud. Wanneer je in the cloud werkt, heb je altijd en overal met elk apparaat met een internetverbinding toegang tot jouw bestanden. Een must voor elke kenniswerker. 

Drie tips om effectief in the cloud te werken 

Als kenniswerker zijn jouw documenten de ‘producten’ die je oplevert. En die zijn heel waardevol. Dit product wil je zo effectief en veilig mogelijk bewerken en uiteindelijk opleveren. Je wilt voorkomen dat bewerkingen niet worden opgeslagen, anderen of jijzelf er niet bij kunnen, dat er meerdere versies van een eindproduct ontstaan of dat het zelfs kwijtraakt. Toch? Precies. Als jij tegen één of meerdere van bovenstaande voorbeelden aanloopt, start dan met deze drie tips: 

1. Sla jouw bestanden niet op de harde schijf van je computer op, maar direct in the cloud. Werk je met Microsoft Office 365? Dan staan jouw bestanden natuurlijk op Sharepoint. 
2. Verstuur geen documenten als bijlage per mail, maar deel een link naar het betreffende document dat je in the cloud hebt opgeslagen (zie tip 1). Deel je link per mail of nog beter, deel het via een bericht in de Teams chat om overvolle mailboxen tegen te gaan. 
3. Werk online en zorg dat je met the cloud bent gesynchroniseerd. Jouw bestanden en bewerkingen van bestanden worden dan automatisch en veilig opgeslagen. 

Hulp nodig bij effectiever in the cloud werken? 

Heeft jouw organisatie hulp nodig bij het effectiever leren werken met Office 365 producten? En staat werken in the cloud bij jullie nog steeds in de kinderschoenen? Bij The Cue ontwikkelen we games die de adoptie van Office365 verhogen, waardoor professionals en teams effectiever werken en samenwerken aan documenten. Hierdoor stijgt de productiviteit en worden tijd en kosten bespaard. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op met mij!