• Niet-effectieve tip 1: Stuur zoveel mogelijk e-mails (én zet iedereen in de CC)

Helaas nog steeds een herkenbaar fenomeen binnen veel organisaties. Overvolle mailboxen, waarbij medewerkers in al die mails maar moeten zoeken naar wat voor hen relevant is. Voorkom dat jij de collega bent die de mailbox van anderen laat volstromen!

Hoe? Denk goed na over het doel van je mail en je publiek. Moeten die 20 collega’s die geen rol hebben in de mailwisseling echt in de CC, of kun je ze op een andere manier informeren? Wil je een aantal vragen stellen of iets afstemmen? Gebruik dan bijvoorbeeld liever de Microsoft Teams chat of maak een post in een groepskanaal.

• Niet-effectieve tip 2: Zet al je meldingen in Teams aan

Pop-ups bij nieuwe berichten of chats, e-mail berichten wanneer iemand een bericht op Teams heeft geschreven… je kunt de hele dag bezig zijn met deze meldingen. Mocht je niet zo druk zijn dan is dit dé ideale manier om anderen te laten zien dat je druk bent. Maar mochten al die meldingen toch wat overweldigend zijn, dan kan het – gelukkig – ook anders.

Hoe? Je kunt meldingen in en vanuit Teams aanpassen aan de hand van jouw wensen. Denk aan het instellen dat er geen ‘meldingen of ‘pop-ups’ komen wanneer je in meetings zit (of überhaupt geen pop-ups). Je kunt bijvoorbeeld ook instellen dat chats of Teams-pagina’s zwart en dik gedrukt worden bij ongelezen berichten. Hoe je jouw voorkeuren instelt, lees je hier.

• Niet-effectieve tip 3: Werk allemaal in je eigen bestand

Heel inefficiënt en niet nodig: met collega’s werken in eigen bestanden om vervolgens tijd kwijt te zijn aan het samenvoegen van meerdere versies.

Hoe je dit voorkomt? Door bestanden in de Cloud op te slaan (bijvoorbeeld in SharePoint of Teams) en vervolgens een link naar een bestand te delen, in plaats van een losse bijlage. Zo werken jij en je collega’s tegelijk in en aan dezelfde versie van het bestand. Bang dat wijzigingen onverhoopt verloren gaan? Je kunt vorige versies gelukkig altijd terugvinden via de functionaliteit ‘versiegeschiedenis’.

• Niet-effectieve tip 4: Gebruik alle mogelijke middelen om je collega te bereiken
  

Je hebt antwoord van je collega nodig en het liefst vandaag! Gelukkig kun je hem of haar bellen, mailen, een chatberichtje sturen via Teams, noemen in een Teams-bericht enzovoort. Vervolgens wordt jouw collega overspoeld met berichten en meldingen, vanuit verschillende kanten en apparaten, allemaal om 1 vraag.

Onze tip: spreek met collega’s af via welk kanaal je elkaar (snelle) vragen stelt en maak afspraken over hoe je snel je reactie kunt verwachten. En houd je hier ook aan. Dat voorkomt irritatie aan beide kanten.

• Niet-effectieve tip 5: Ga ervan uit dat collega’s binnen 2 minuten reageren
  

“Hi, ik zag dat je online was. Heb je mijn bericht al gezien?”  Vaak horen we dat collega’s onderling de druk goed kunnen opvoeren. Dat roept stress en irritatie op.

Hoe voorkom je dit? Zorg er in eerste instantie zelf voor dat je status goed is ingesteld. Op die manier is het voor jouw collega duidelijk of je beschikbaar of bezet bent. Verder helpt het hierbij ook om werkafspraken te maken. Maak bijvoorbeeld de afspraak dat je iedere dag op 2 of 3 momenten even op Teams kijkt om reactie te geven. En spreek af hoe je elkaar kunt bereiken wanneer je snel antwoord nodig hebt.

• Niet-effectieve tip  6: Gebruik de eerste 10 minuten van een vergadering om op te starten
  

Je vergadering start en jij komt onvoorbereid binnen. Je bent de eerste 10 minuten bezig met opstarten, want het werkt allemaal niet mee. Waar stond dat ene bestand ook alweer? Waar hadden we de agenda neergezet? En ohja, ik pak ook nog even een kop koffie. En je collega aan de andere kant zit ondertussen in de wachtstand…

Onze adviezen om dit te voorkomen. Zorg ervoor dat de agenda en bestanden van tevoren allemaal op 1 plek gedeeld zijn. Bijvoorbeeld met linkjes in een bericht op jullie Teams pagina. Zo kun je niet alleen zelf makkelijk alles in een keer erbij pakken, maar zijn jouw collega’s ook op de hoogte en voorbereid. Kijk daarnaast of je tussen meetings tijd kunt inplannen om koffie te pakken, een toiletpauze te houden of even adem te halen. Je kunt bijvoorbeeld de duur van een meeting standaard op 25 of 50 minuten in plaats van 30 of 60 minuten. Hoe je dat doet, lees je hier.

• Niet-effectieve tip 7: Noteer acties en besluiten niet, maar onthoud ze voor de volgende meeting
  

Herken je één van deze uitspraken: “Hadden we dit niet al besproken?” “Maar jij zou deze actie toch oppakken?”  “Volgens mij hebben we het hier de vorige keer ook al over gehad?”.

Het noteren van acties en besluiten, het liefst op een gezamenlijke plek (bijvoorbeeld in een gedeelde OneNote of Planner (onderdeel van Tasks)) voorkomt dat meetings geen opvolging krijgen en/of je dingen twee (of drie) dubbel aan het bespreken bent. Maak altijd iemand tijdens een overleg verantwoordelijk voor het noteren van de acties en besluiten en vat deze aan het eind van een vergadering nog even samen. Dat scheelt een hoop dubbel werk en dus extra tijd.

• Niet-effectieve tip 8: Vergader met veel collega’s, zonder duidelijk doel en verwachtingen

Maak van al je vergaderingen een soort online borrels. Nodig zoveel mogelijk collega’s uit. Ook als je niet zeker weet wat ze in de vergadering bijdragen. Stel geen doel op voor de vergadering en maak verwachtingen niet duidelijk… Het gevolg? Volle agenda’s en collega’s die klagen over de hoeveelheid nutteloze vergaderingen. Herkenbaar? Zorg er dan voor dat jij hier niet aan meedoet.

Hoe? Nodig alleen mensen uit voor een overleg wanneer ze expliciet een rol hebben. Maak het doel en de verwachtingen van het overleg ook duidelijk, zodat iedereen in de vergadering weet wat zijn of haar rol is, actief kan deelnemen (in plaats van ondertussen aan iets anders werken) en zich – waar nodig – kan voorbereiden. Zo haalt iedereen – en jij dus ook – het meeste uit een overleg.

Meer weten over slim digitaal samenwerken?

Lees dan bijvoorbeeld onze eerdere blog over effectief hybride samenwerken. Kunnen teams binnen jouw organisatie hulp gebruiken bij hybride en digitaal samenwerken? Onze game Smart Collaborators: Working From Everywhere Together helpt teams om slim digitaal samen te werken. Hierdoor stijgt de productiviteit en worden tijd en kosten bespaard. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op!