Effectief hybride samenwerken staat of valt met het maken van goede werkafspraken. The Cue verzamelt grote hoeveelheden (anonieme) data doordat werknemers onze games spelen om effectiever te leren samenwerken of te vergaderen. We hebben deze data geanalyseerd en specifiek gekeken naar waar teams werkafspraken over willen maken. Wat blijkt: het ontbreken van goede werkafspraken is vaak een belangrijke bron van ergernis en tijdsverlies. De analyse van onze data laat zien waar de meeste werkafspraken over gaan en dat er een duidelijke rode lijn is: werkafspraken gaan voor 50% over hoe je als team besluit effectief samen te werken (gedrag) en vervolgens over welke tools (33%) je gebruikt om het best samen te werken.

Resultaten in het kort:

50% van de werkafspraken gaan over de wijze waarop teams met elkaar samenwerken – de interactie die ze met elkaar hebben. Dit zijn bijv. het gegeven dat er überhaupt werkafspraken gemaakt zijn, de manier waarop teamleden documenten met elkaar delen of via welk medium ze communiceren met elkaar.

33% van de werkafspraken zijn direct gerelateerd aan de technologie die het team wil gebruiken en hoe ze die gebruiken. Bijv. geen WhatsApp meer gebruiken, maar Teams.

12% van de werkafspraken gaan over het gebruik van een andere structuur in het werk. Bijv. hoe je verschillende versies van documenten behoudt of welke (standaard) naam je een document geeft als je deze opslaat.

De wijze van samenwerken binnen een team; welke omgangsvormen en afspraken maak je als team? De meeste teams hebben goede afspraken in het verleden gemaakt maar deze passen niet altijd meer bij hybride werken waarbij een team niet meer op dezelfde fysieke plek op dezelfde tijd werkt.

Denk hierbij aan: 

• Als een collega altijd te laat komt, hoe kan ik hem/haar dan aanspreken?
• Kun je iets eten als je camera aanstaat of liever niet?
• Als ik een document deel en om feedback vraag, hoe kunnen mijn collega’s dan feedback geven? 
• Als ik in mijn agenda lunch heb geblokkeerd, kunnen collega’s hier dan wel/niet overheen plannen?

De tips en inzichten uit onze games: 

1. Maak afspraken over ‘hoe snel je van elkaar verwacht te reageren’. Zo voorkom dat het beeld ontstaat dat je altijd per direct beschikbaar moet zijn. Je werkt en communiceert niet altijd meer op hetzelfde moment. Dus gun elkaar flexibele werktijden maar maak dan wel duidelijke afspraken wanneer de deadline is dat je feedback nodig hebt.
2. Maak afspraken over hoe je samen wilt werken aan documenten. Tegelijkertijd in hetzelfde document is het advies om verschillende versies en vele mails met bijlagen te voorkomen.  
3. Maak etiquette regels voor overleggen expliciet, bijv. zet altijd je camera aan, mute jezelf en doe geen ander werk tijdens de meeting. 
4. Sta expliciet stil bij wat iedereen in het team nodig heeft voor zijn/haar energie wanneer je virtueel samenwerkt. Geeft het iemand bijvoorbeeld energie om de halverwege de middag een rondje hard te lopen? Of heeft iemand juist behoefte aan blokken met focustijd? Maak met elkaar afspraken hoe je dit kunt organiseren. 
5. Maak bij flexibele werktijden heldere afspraken over wanneer je als team tijd hebt om bij elkaar te komen (in een online meeting). Plan bijvoorbeeld een dagelijkse dag start op een tijdstip die voor iedereen passend is. Dat kan ook prima om 10 uur ‘s ochtends zijn. Of maak er een dag afsluiting van einde middag. 

Er is veel veranderd op de werkvloer en hybride werken is niet meer weg te denken. Dat betekent dat de manier waarop we samenwerken ook blijvend verandert. En daarom zijn heldere (nieuwe) afspraken nodig. Hopelijk dat iedereen met deze inzichten de samenwerking nog waardevoller, zinvoller en plezierig kan maken.