De workshop en belangrijkste uitdagingen

Tijdens de workshop ‘Maak van je (hybride) werkweek een feestje’ stelden deelnemers allereerst hun verlanglijstje op vanuit de vraag “Welke 5 dingen heb jij nodig om van jouw werkweek een feestje te maken?”.  Hierop stonden bijvoorbeeld ‘Geen dagen met back-to-back meetings’, ‘De dag af kunnen sluiten met focustijd om acties weg te werken en ‘Creatieve sessies, zoals brainstormsessies, bij voorkeur face-to-face’. Maar ook meer  persoonlijke voorkeuren kwamen op de verlanglijstjes (bovenaan) te staan, zoals ‘De kinderen op bed kunnen leggen’ of ‘Niet voor 9.00 bellen’.

Hierna werd deelnemers gevraagd hun huidige werkweek te visualiseren, aan de hand van een weekplanner. Hoe ziet de huidige werkweek eruit en welke balans is er tussen tijd voor creativiteit, overleg, ontmoeten, focus en vitaliteit? Het visualiseren van de werkweek geeft je in één oogopslag inzicht in de mate waarin jouw verlanglijstje wordt vervuld: wat al goed gaat en wat beter kan in jouw werkweek.

De deelnemers gingen vervolgens in dialoog over hun uitdagingen. Hier werden met name uitdagingen genoemd rondom meetings: de hoeveelheid meetings – met als gevolg weinig tijd voor andere zaken – , meetings zonder duidelijk doel en/of rolverdeling – waardoor deze meetings niet van toegevoegde waarde waren en het onderling chatten/voeren van zijgesprekken tijdens online meetings.

Tot slot werden deelnemers uitgedaagd om 1 of 2 verbeterpunten te formuleren die zij de week erna meteen konden doorvoeren. Een reactie van één van de deelnemers: “Wat fijn om eens stil te staan bij wat voor mij belangrijk is om van mijn werkweek een feestje te maken. Zo is mijn nummer 1: ”het 1x naar school brengen van mijn kinderen”. Dit geeft mij zoveel energie om vervolgens aan het werk te gaan. Hier blijf ik vanaf nu echt scherp op.”

Onze tips om van je werkweek (en je meetings) een feestje te maken

1. Nodig jij mensen uit voor een overleg? Maak het doel en verwachtingen van dit overleg dan altijd expliciet, zodat genodigden ook weten wat hun rol is, actief kunnen deelnemen en zich – waar nodig – kunnen voorbereiden. Zo haalt iedereen – en dus ook jij – het meeste uit dit overleg.
2. Word je vaak uitgenodigd voor overleggen zonder doel, verwachtingen en rolverdeling? Vraag hier dan naar en wees expliciet als jij denkt dat je niet bij een overleg aanwezig hoeft te zijn. Vind je dit lastig? Begin dan klein, bijvoorbeeld met je eigen team.
3. Plan! Blok tijd in je agenda om zaken uit te werken of voor een lunchwandeling en houd je hieraan. Vaak ben jij zelf de eerste die schuift met blokken. Vind je dit lastig? Begin dan met één blok in de week en houd deze 4 weken vast. Hiermee creëer je voor jezelf een nieuwe gewoonte. Protip: Microsoft Viva Insights kan je helpen om focustijd automatisch in te plannen in jouw agenda.
4. Werk waar mogelijk asynchroon samen. Meer weten over het verschil? Lees dan deze blog.
5. Hybride werken maakt dat je altijd en overal bereikbaar kunt zijn, maar dit hoeft natuurlijk niet zo te zijn. Maak daarom concrete afspraken met je team over bereikbaarheid en houd rekening met elkaars voorkeuren. Zo helpen jullie elkaar om van je werkweek een feestje te maken!

Hulp nodig bij hybride werken?

Hebben teams binnen jouw organisatie hulp nodig bij hybride samenwerken, met aandacht voor het welzijn van medewerkers? En kunnen jullie wel wat hulp gebruiken als het gaat om effectief gebruik en adoptie van Microsoft 365 applicaties zoals Teams,  OneNote, Planner/To Do en Whiteboard. Onze game Smart Collaborators: Working From Everywhere Together helpt teams om slim digitaal samen te werken. Hierdoor stijgt de productiviteit en worden tijd en kosten bespaard. Meer weten? Neem dan vrijblijvend contact op met mij!