De gebruiker centraal

Martijn: “Ik ben sinds 2010 werkzaam binnen de gemeente Zoetermeer en heb een achtergrond in User Experience. Vanuit mijn achtergrond bekijk ik IT-vraagstukken altijd vanuit het perspectief van de gebruiker. De vraag ‘Hoe maak je IT ontvankelijk voor de gebruiker?’, is altijd een rode draad in mijn werk geweest.”

De gebruikerservaring vooropstellen staat dan ook centraal binnen de afdeling I&A. Een mooi voorbeeld hiervan is de uitrol van nieuwe laptops voor medewerkers. Er is vanuit gebruikersoogpunt nagedacht over hoe dit proces zo optimaal mogelijk moet worden ingericht. Martijn: “De ervaring van onze collega’s stond binnen dit project centraal. Collega’s hoefden niet in de rij te staan om hun nieuwe laptop op te halen, maar ontvingen hun laptop thuis. Bij het opstarten van de laptop kwam een collega meteen terecht bij de – voor hem of haar – juiste instellingen. In de doos zat een pak stroopwafels en een bon om een lekkere kop koffie te halen, bijvoorbeeld voor tijdens het wachten op installaties.”

Het project ‘Digitaal Samenwerken’

Het gebruikersperspectief wordt ook meegenomen in de aanpak van het project Digitaal Samenwerken. Doel van dit project binnen de gemeente Zoetermeer is om de digitale vaardigheden van collega’s te (blijven) ontwikkelen en daarmee digitale samenwerking – o.a. met behulp van Microsoft 365 – te verbeteren.

De belangrijkste uitdaging volgens Martijn: hoe bereik je zoveel mogelijk collega’s en sluit je aan op hun behoeften en benodigdheden. Het aanbieden van de juiste technologie en applicaties alleen is daarbij niet voldoende.

Martijn: “Wij waren bijvoorbeeld in 2019 al over op Teams en al bezig met de migratie naar de cloud. Er werd alleen helemaal geen gebruik van gemaakt, medewerkers waren er niet klaar voor en zagen de noodzaak niet. Ik heb toen misschien 1 keer iemand een video-overleg zien doen. Pas toen Corona kwam kantelde alles en gingen medewerkers wel aan de slag met Teams. Het goede nieuws was dat de techniek al helemaal ingericht was, de vraag was vooral hoe we mensen zo snel mogelijk de benodigde vaardigheden konden leren.”

Een palet aan ontwikkelingsmogelijkheden

Nu, post-Corona, is digitaal samenwerken binnen de gemeente Zoetermeer een blijvend thema. De wijze waarop men digitaal samenwerkt en de mogelijkheden hierin vragen om continu leren en ontwikkelen. Medewerkers werken nog steeds deels vanuit huis en de werktijden zijn flexibeler. “We zien nog steeds dat mensen gedurende de werkdag tijd willen inruimen om bijvoorbeeld te sporten. Dit vraagt om andere werkwijzen en vaardigheden.”

Om collega’s te ondersteunen in het ontwikkelen en verbeteren van digitale vaardigheden wordt vanuit het project Digitaal Samenwerken een variëteit aan leer- en ondersteuningsinterventies aangeboden. “Niet elke manier van leren past bij iedereen. We vinden het daarom belangrijk om een palet aan mogelijkheden aan te bieden.”  Voorbeelden hiervan zijn het geven webinars en het aanbieden van korte instructie video’s, er wordt op dit moment geëxperimenteerd met inloopspreekuren en er is in het verleden coaching aangeboden. De ene interventie is succesvoller dan de andere, zo vertelt Martijn. “Wij dachten bijvoorbeeld zelf dat het aanbieden van coaching heel succesvol zou zijn, maar dit bleek toch minder gewild dan gedacht. Daarom kijken we nu of inloopspreekuren beter aansluiten bij de behoeften van onze collega’s.”

Gamification: leren door te doen

Eind 2023 werd een nieuwe interventie aan het palet toegevoegd: het spel ‘Slim Samenwerken’ van the Cue. 84 collega’s in 14 teams binnen de gemeente Zoetermeer namen deel aan de eerste speelronde. Hier leerden ze – met inzet van gamification – meer over slim samenwerken met behulp van Microsoft 365.

Martijn licht de keuze voor de inzet van een spel van the Cue toe. “Als ik één ding heb geleerd, is het dat mensen op verschillende manieren willen leren. We zijn daarom op zoek gegaan naar nieuwe interventies, als aanvulling op ons bestaande aanbod, waren geïnspireerd door de Gemeente Breda en kwamen op die manier bij the Cue terecht. Veel interventies zijn gericht op scholing en uitleg en nog weinig op ‘leren door te doen’. Dat sprak, samen met de vrijwillige deelname voor medewerkers en het game-element, aan.”

Het game-element bleek wat los te maken. Er werd fanatiek deelgenomen aan het spel en de betrokkenheid tijdens het vier weken durende spel was, met gemiddeld 80%, erg hoog.

Hoe hebben Martijn en Mark de deelname aan de game ervaren? Martijn: “Ik heb mensen zien hollen van het ene naar het andere bureau om elkaar te helpen opdrachten af te ronden. Ook werden er ludieke teamnamen bedacht. Het spel maakte het creatieve los in mensen, maar tegelijkertijd ging men ook gewoon echt met de Microsoft 365 apps aan de slag. Samen doelen stellen, aan de slag gaan met een team en tijdsgebonden opdrachten, het werkt. We zagen ook dat er dankzij het spel weer meer interesse was in onze webinars en verdieping op bepaalde onderwerpen.”

Mark was als projectleider nauw betrokken bij de begeleiding van het spel: “De begeleiding vanuit the Cue tijdens het spelen van het spel was goed, met een hoge mate van betrokkenheid en een goede voorbereiding van ons wekelijkse overleg waarin we zowel cijfermatig als gevoelsmatig keken naar het spelverloop.”

Ook vanuit the Cue kijken we terug op een mooie eerste speelronde binnen de gemeente Zoetermeer en een fijne samenwerking. The Cue is positief verrast door de gemeente, en de betrokkenheid die er is om medewerkers te helpen beter digitaal (samen) te laten werken.

Meer weten?

Ben jij benieuwd hoe the Cue gemeenten ondersteunt bij het verbeteren van digitale en/of hybride samenwerken en het ontwikkelen van digitale vaardigheden? Bekijk dan deze pagina, of neem direct contact op voor een vrijblijvende kennismaking.