Effectief online samenwerken leuk houden? Dat doe je zo.

Door het coronavirus is thuiswerken voor een groot deel van Nederland noodzaak geworden. Ontzettend fijn als dat kan natuurlijk, maar niet elke organisatie heeft hier ervaring mee. Hoe werk je effectief met je team samen? Hoe bepaal je samen prioriteiten? Hoe richt je jouw werkdag slim in? In deze blog deel ik 4 praktische tips om jouw thuiswerkdag optimaal te benutten!

The Cue 03/04/2020

1.Begin met een virtuele dagstart 

Behoud samen het overzicht van alle werkzaamheden, stuur je op de kwaliteit van het werk en doe je de check op de motivatie van het team, plan daarom een online dagstart of weekstart in. Het is namelijk zeer waardevol om van iedereen te horen hoe het met ze gaat. Een dagstart/weekstart duurt 10 tot 15 minuten en helpt jouw team om de dag goed te beginnen. Hoe ziet zo’n dagstart er globaal uit?

Check-in: Iedereen geeft kort aan hoe het gaat. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de stoplicht-methode. Ben je groen, dan gaat het goed. Ben je rood, dan is er iets aan de hand (ik voel me niet lekker, ik kom om in het werk). 

Terugblik: Bespreek met elkaar of de doelen van de dag ervoor zijn gerealiseerd.

Waarom wel of niet? Wat ging goed en wat kan beter? Wat heb je geleerd? 

Vooruitblik: Wat zijn de prioriteiten voor vandaag? Wie doet wat? Heeft iemand hulp nodig? 

2. Houd je online vergaderingen leuk

Virtueel vergaderen kent natuurlijk andere uitdagingen dan fysieke bijeenkomsten. Maar zo anders is het ook weer niet: deelnemers hebben nog steeds behoefte aan voorbereiding, een agenda, en leuke interactie. Hieronder enkele richtlijnen om steeds effectiever te worden in jullie online vergaderingen.  


TIP: Bekijk deze korte video over het organiseren van een meeting in Microsoft Teams. 


3. Werk online samen aan documenten 

Samen met je collega’s aan hetzelfde document werken is niet alleen handig, maar soms ook noodzakelijk. Via SharePoint en Microsoft Teams doe je dit op een slimme manier. Elk Microsoft Teams kanaal heeft ook een tab met bestanden. Hier kan je jouw documenten opslaan en er samen tegelijk aan werken. Maak duidelijke afspraken over wie welk deel van het document bewerkt. Zo hoef je nooit meer op elkaar te wachten, meerdere versies op te slaan of documenten samen te voegen. Ideaal! 

4.Behoud overzicht met Teams 

Overvolle mailboxen, wie kent het niet? Met mail als je primaire communicatiemiddel is het soms lastig om het overzicht van gesprekken te volgen en acties en besluiten terug te vinden. Maak daarom zoveel mogelijk gebruik van Microsoft Teams en zorg dat je met jouw eigen team tenminste één kanaal in Teams hebt gemaakt. Zijn er veel terugkerende onderwerpen die niet altijd voor iedereen relevant zijn? Dan kun je ervoor kiezen om meerdere kanalen in Teams te maken. 

Ook om overzicht te houden op de voortgang van de acties die je met elkaar realiseert, is het werken met Microsoft Teams ontzettend handig. Gebruik hiervoor Microsoft Planner, deze kun je koppelen aan Microsoft Teams of gewoon in je internetbrowser bekijken. Hoe je Planner inricht is afhankelijk van hoe je team samenwerkt en wat je nodig hebt. Zelf vind ik het handig om met deze lijsten (buckets) te werken: 

Maak goede werkafspraken over het bijhouden van de takenlijst. Neem deze bijvoorbeeld iedere dag tijdens de dagstart even kort door en bied ruimte aan opmerkingen of hulpvragen. 

Ervaren hoe je slimmer en leuker thuis kunt werken? Schrijf je nu in met jouw team en speel gratis the game Working From Home.

Deel dit bericht

Wil je niks missen op het gebied van Office 365 adoptie en gamification?

Volg ons op LinkedIn
profile