1.Begin met een virtuele dagstart
Behoud samen het overzicht van alle werkzaamheden, stuur je op de kwaliteit van het werk en doe je de check op de motivatie van het team, plan daarom een online dagstart of weekstart in. Het is namelijk zeer waardevol om van iedereen te horen hoe het met ze gaat. Een dagstart/weekstart duurt 10 tot 15 minuten en helpt jouw team om de dag goed te beginnen. Hoe ziet zo’n dagstart er globaal uit?
Check-in: Iedereen geeft kort aan hoe het gaat. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld de stoplicht-methode. Ben je groen, dan gaat het goed. Ben je rood, dan is er iets aan de hand (ik voel me niet lekker, ik kom om in het werk).
Terugblik: Bespreek met elkaar of de doelen van de dag ervoor zijn gerealiseerd.
Waarom wel of niet? Wat ging goed en wat kan beter? Wat heb je geleerd?
Vooruitblik: Wat zijn de prioriteiten voor vandaag? Wie doet wat? Heeft iemand hulp nodig?
2. Houd je online vergaderingen leuk
Virtueel vergaderen kent natuurlijk andere uitdagingen dan fysieke bijeenkomsten. Maar zo anders is het ook weer niet: deelnemers hebben nog steeds behoefte aan voorbereiding, een agenda, en leuke interactie. Hieronder enkele richtlijnen om steeds effectiever te worden in jullie online vergaderingen.
- Kies 1 manier voor jullie online vergaderen: Wij gebruiken hiervoor altijd Microsoft Teams, en zorgen dat er een agendaverzoek is verstuurd. Omdat je overzicht wilt behouden helpt het als je 1 methodiek aan houdt en gun elkaar de tijd in deze online werkweken om hier aan te wennen.
- Maak een agenda: Maak altijd van tevoren een agenda (bijvoorbeeld in OneNote) met punten om te bespreken of over te besluiten en deel minstens 24 uur van te voren deze met iedereen.
- Start de vergadering met energie: Ook in online vergaderingen kun je energie brengen door bijvoorbeeld te starten een hoogtepunt, een inspirerend filmpje etc.
- Verdeel de rollen: Om de vergadering zo effectief mogelijk te leiden, is het goed om rollen aan te wijzen. Zorg in elk geval voor een voorzitter en een notulist. In OneNote kunnen genotuleerde acties en besluiten real-time worden gevolgd.
- Deel relevante documenten live: Als je tijdens de vergadering een document wil bespreken, dan kun je dit doen door je scherm te delen. Zo kan iedereen met je meekijken.
- Spreek elkaar aan bij naam: Bij een virtuele vergadering zie je niet wie jou aankijkt. ‘Wat vind jij daarvan?’, werkt dus niet. Spreek elkaar daarom expliciet aan bij naam.
- Zet je microfoon uit: Zeker in vergaderingen met veel deelnemers wil je geen last hebben van achtergrondruis en wil je voorkomen dat iedereen door elkaar praat. Een uitgangspunt kan zijn dat iedereen zijn microfoon op stil (mute) zet, behalve als je spreekt.
TIP: Bekijk deze korte video over het organiseren van een meeting in Microsoft Teams.
3. Werk online samen aan documenten
Samen met je collega’s aan hetzelfde document werken is niet alleen handig, maar soms ook noodzakelijk. Via SharePoint en Microsoft Teams doe je dit op een slimme manier. Elk Microsoft Teams kanaal heeft ook een tab met bestanden. Hier kan je jouw documenten opslaan en er samen tegelijk aan werken. Maak duidelijke afspraken over wie welk deel van het document bewerkt. Zo hoef je nooit meer op elkaar te wachten, meerdere versies op te slaan of documenten samen te voegen. Ideaal!
4.Behoud overzicht met Teams
Overvolle mailboxen, wie kent het niet? Met mail als je primaire communicatiemiddel is het soms lastig om het overzicht van gesprekken te volgen en acties en besluiten terug te vinden. Maak daarom zoveel mogelijk gebruik van Microsoft Teams en zorg dat je met jouw eigen team tenminste één kanaal in Teams hebt gemaakt. Zijn er veel terugkerende onderwerpen die niet altijd voor iedereen relevant zijn? Dan kun je ervoor kiezen om meerdere kanalen in Teams te maken.
Ook om overzicht te houden op de voortgang van de acties die je met elkaar realiseert, is het werken met Microsoft Teams ontzettend handig. Gebruik hiervoor Microsoft Planner, deze kun je koppelen aan Microsoft Teams of gewoon in je internetbrowser bekijken. Hoe je Planner inricht is afhankelijk van hoe je team samenwerkt en wat je nodig hebt. Zelf vind ik het handig om met deze lijsten (buckets) te werken:
- Backlog: Taken die je later nog een keer oppakt, maar nu geen prioriteit hebben
- Todo this week: Taken die deze week moeten worden gedaan
- Todo next week: Taken die volgende week moeten worden gedaan
- Doing: Taken die op dit moment worden gedaan
- Done: Taken die afgerond zijn
Maak goede werkafspraken over het bijhouden van de takenlijst. Neem deze bijvoorbeeld iedere dag tijdens de dagstart even kort door en bied ruimte aan opmerkingen of hulpvragen.
Ervaren hoe je slimmer en leuker thuis kunt werken? Speel dan onze game Smart Collaborators: Working from Everywhere Together.
