Het belang van werkafspraken over digitaal samenwerken 

In iedere game van the Cue is het opgenomen: het maken van werkafspraken met je team over digitaal of hybride samenwerken. En in elke gameronde komt het weer terug: er is nog steeds veel behoefte aan, omdat de digitale etiquette vaak nog onvoldoende expliciet is. Juist door stil te staan bij die digitale etiquette met je team en als organisatie, kun je dit concreet maken. Hiermee verminder je niet alleen onderlinge frustraties binnen bestaande teams, maar help je bijvoorbeeld ook nieuwe collega’s tijdens hun onboarding sneller en gemakkelijker op weg.

Uit een eerdere analyse van the Cue kwamen 3 typen werkafspraken naar voren:

1. Afspraken over technologie. Denk hierbij aan: ‘we gebruiken SharePoint voor het opslaan van bestanden’. Of ‘we gebruiken geen WhatsApp maar Teams voor communicatie’. Vaak zijn dit afspraken die ook organisatie-breed kunnen worden vastgelegd.
2. Afspraken over de structuur van het werk. Bijvoorbeeld de opzet van mappenstructuren binnen SharePoint. Ook hiervoor kunnen organisatie-brede kaders worden opgezet, maar vaak vraagt dit ook een gesprek op teamniveau.
3. Afspraken over de digitale omgangsvormen binnen een team. Deze afspraken gaan specifiek over het gedrag en de omgangsvormen bij het samenwerken (binnen een team). Dit type afspraken worden vaak niet op organisatieniveau vastgelegd (dat je een kopje koffie meeneemt voor een collega als je zelf gaat halen staat ook nergens op papier), en vragen dus om een gesprek op teamniveau.
   Lees onderaan deze blog een aantal concrete voorbeelden.

Werkvorm: Maak je digitale etiquette expliciet!

Hoe kun je hiermee als team aan de slag gaan? Bijvoorbeeld door het opstellen van een ‘Welkom bij het team document’.

Stel jullie voor dat er een nieuwe collega bij jullie team aansluit. Wat zijn dan de dingen die hij of zij moet weten over jullie de manier waarop jullie digitaal of hybride met elkaar samenwerken? Gebruik onderstaande vragen om jullie te inspireren en stel samen een document op. Tip: Laat ieder teamlid eerst zijn of haar eigen ideeën opschrijven. Dat helpt om erachter te komen waar jullie het over eens zijn en waar niet.

Vragen en onderwerpen om over na te denken

Een aantal vragen en onderwerpen om jullie te op weg te helpen bij het vaststellen van jullie digitale etiquette:

Communicatie

• Welk kanaal (mail, Teamsberichten, groepschat) gebruiken we voor welk type communicatie?
• Hoe gaan we om met ter kennisgeving berichten (op Teams)?
• Hoe snel verwachten we reactie van elkaar wanneer we een berichtje of chat sturen via Teams?

Samenwerken (aan documenten)

• Op welke manier delen we (linkjes naar) documenten (via Teams, de mail etc.)?
• Op welke manier geven we feedback op elkaars werk in documenten (track changes, opmerkingen etc.)?
• Hoe nemen we besluiten?

Bereikbaarheid en agenda’s

• Zijn er vaste dagen waarop we werken op kantoor en werken op afstand? Hoe en wanneer laten we het elkaar weten als dit afwijkt?
• Wanneer zijn we bereikbaar als we op afstand werken?
• Hoe gaan we om met (focus)blokken in iemands agenda? Kunnen we daar wat overheen plannen, of in overleg?’
• Hoe kunnen we iemand bereiken wanneer we snel antwoord nodig hebben?

Online overleggen

• Zetten we standaard onze camera’s aan tijdens online calls? Wanneer wel en wanneer niet?
• Wanneer zet je jezelf op mute?
• Kun je iets eten als je camera aanstaat, of liever niet?
• Vinden we het goed als gezinsleden (kinderen, honden, katten) regelmatig in beeld komen wanneer iemand thuis werkt, of liever niet?
• Wanneer maken we gebruik van tools zoals ‘raise hand’  bij het stellen van een vraag en wanneer is dat niet nodig?

Jullie teamdocument hoeft geen boekwerk te worden. Beperk je tot de etiquette-regels die jullie echt belangrijk vinden. Zie het document verder als een levend document. Mogelijk komen jullie na een paar dagen of weken weer op nieuwe aanvullingen of moet er wat worden aangepast.

Kunnen teams binnen jouw organisatie hulp gebruiken bij digitale samenwerking?

Bekijk dan eens of een van onze Smart Collaborators games passend zijn voor jullie organisatie. Bijvoorbeeld de Smart Collaborators Fundamentals game of Working From Everywhere Together. In deze games gaan teams op een leuke en inspirerende manier aan de slag met slim (hybride) samenwerken en leren en ervaren ze hoe Microsoft 365 applicaties hen daarbij kunnen helpen. Of neem contact met ons op!