“Hoe zorgen we ervoor dat onze medewerkers hier mee om (kunnen) gaan?” Over die vraag voer ik regelmatig het gesprek met organisaties. Belangrijk daarbij is dat dat gesprek niet gaat over hoe digitale innovaties buiten de deur worden gehouden, maar wel over welke digitale vaardigheden er nodig zijn om hier op de juiste manier gebruik van te maken en wat een organisatie kan doen om medewerkers daarin te helpen.

Microsoft Copilot: wat is het en hoe werkt het?

Microsoft zelf omschrijft Copilot als volgt:

“Microsoft 365 Copilot is een digitale assistent op basis van AI die is ontworpen om gebruikers te helpen met een reeks taken en activiteiten op hun apparaten. Het kan concepten van inhoud maken, verschillende manieren voorstellen om iets dat u hebt geschreven te verwoorden, afbeeldingen voorstellen en invoegen, PowerPoint-presentaties maken op basis van uw Word documenten en vele andere nuttige dingen.”

Microsoft Copilot combineert Large Language Models (LLM), het web, met gegevens uit jouw bedrijf. Daarnaast is Microsoft Copilot verbonden met OpenAI’s LLM, GPT-4, bekend van ChatGPT. Microsoft kan GPT-4 gebruiken door de samenwerking met OpenAI. In feite combineert Microsoft Copilot ChatGPT met jouw data in Microsoft 365, door gebruik te maken van de Microsoft Graph API. Meer uitleg bekijk deze deze video

Let wel op: Microsoft lanceert verschillende Copilots: Copilot voor GitHub, voor Dynamics en voor de Moderne Werkplek. Maar voor de gemiddelde medewerker zal Microsoft 365 Copilot dan ook het meest relevant zijn.

Sneller en efficiënter werken met Microsoft 365 Copilot

De toegevoegde waarde van Microsoft Copilot is dat het je kan helpen bij het sneller en efficiënter uitvoeren van bepaalde werkzaamheden. Wat levert het je bijvoorbeeld op:

1. Je kunt met Copilot sneller informatie vinden en samenvatten.
2. Je hebt met Copilot geen writersblock meer: met Copilot heb je altijd een eerste opzet.
3. Je kunt tijd besparen doordat Copilot teksten en presentaties kan opmaken in een bepaalde stijl.

Opdrachten die je bijvoorbeeld aan Microsoft Copilot kunt geven zijn:

• Maak een offerte op basis van deze twee documenten (in PowerPoint)
• Maak de tekst op pagina 3 en 4 beknopter (in Word)
• Maak een samenvatting van de besluiten en actiepunten op basis van onze Teams-meeting.
• Maak een analyse van deze data en visualiseer 2 trends.
• Laat zien welke belangrijke e-mails ik heb gemist tijdens mijn vakantie.

Microsoft Copilot is dus een assistent, een hulpmiddel in je werk en is niet ontwikkeld om je te vervangen. De opdrachten die worden gegeven aan Copilot moeten nog altijd door jezelf worden ingevoerd en de output moet worden gecheckt. En om dat op de juiste manier te kunnen doen – zodat Copilot waarde toevoegt én veilig wordt gebruikt – zijn de digitale vaardigheden van gebruikers cruciaal.

Digitale vaardigheden uitgelicht

Wanneer we het over digitale vaardigheden hebben, gaat het zeker niet alleen om operationeel technische vaardigheden, oftewel het technisch snappen en gebruik kunnen maken van digitale tools. Onderstaand model geeft inzicht in de verschillende typen digitale vaardigheden (in de binnencirkel) en ‘mindsets’ (in de buitenste schil) die wij, vanuit the Cue, onderscheiden. Klik op de afbeelding voor een vergrootte weergave.

Welke vaardigheden zijn volgens ons kritisch voor optimaal gebruik van Microsoft Copilot?

1. Flexibiliteit. Gebruik van nieuwe digitale innovaties begint bij flexibiliteit en het openstaan voor en willen experimenteren met die innovatie. Ben je nieuwsgierig naar de mogelijkheden van Copilot? En ben je – wanneer je ermee experimenteert – ook bereid en in staat om te leren wat Copilot van jou vraagt en bereid om jouw vaardigheden te ontwikkelen?
2. Informatieve vaardigheden & content creatie. Willen experimenteren is de eerste stap, maar hoe zorg je ervoor dat Copilot waarde kan toevoegen? Het is immers een hulpmiddel en geen vervanger van jou als medewerker. Wat het niet kan vervangen is jouw creativiteit en beoordelingsvermogen. Wanneer je gebruik maakt van Copilot moet je dus in staat zijn om: duidelijk te hebben waar je dit voor gebruikt, met welk doel en voor welk project; de juiste vragen te stellen en opdrachten te geven én in staat zijn om de output en suggesties van Copilot te kunnen begrijpen en te beoordelen.
3. Kritisch denken. Het kunnen beoordelen van de output van Copilot vraagt om kritisch kunnen nadenken over de kwaliteit en relevantie van de gegeven suggesties. Wanneer je via Copilot een presentatie hebt laten maken van een word-document is jouw kritische blik op de content nodig. Een door Copilot gemaakte samenvatting van jouw Teams-meeting vraagt nog steeds om een beoordeling op nuances in de tekst.
4. Veilig werken. In lijn met kritisch denken is veilig werken ook essentieel bij het gebruik van Copilot en andere AI-tools. Weten welke informatie je wel en niet mag delen. Weten welke regels er binnen jouw organisatie bestaan omtrent het gebruik van AI. En tijdens het gebruik van Copilot kunnen reflecteren of je nog steeds handelt in lijn met afspraken en regels binnen de organisatie en wet- en regelgeving. 
5. Sociale- en communicatievaardigheden. Wanneer je Copilot inzet voor je werk, raak je vaak ook andere mensen. Bijvoorbeeld wanneer je het inzet om een samenvatting van je Teams-meeting te maken. Het is daarom belangrijk dat je bewust bent van de impact op anderen, de vragen of zorgen die er wellicht spelen en in staat bent om hierover te communiceren én het gesprek te voeren. Vraag je bijvoorbeeld standaard toestemming bij gebruik van Copilot in een meeting? Onderzoek je waar zorgen vandaan komen als iemand deze uit?

De digitaal vaardige organisatie: meer dan alleen digitaal fitte medewerkers

Het ontwikkelen van digitale vaardigheden voor gebruik van Microsoft Copilot (en andere AI-tools) vraagt niet alleen wat van individuele medewerkers. Als organisatie moet je een omgeving creëren waar medewerkers die vaardigheden kunnen ontwikkelen. Als team moet je met elkaar bepalen hoe en waar je Copilot voor inzet. In onze volgende blog gaan we verder in op wat dit vraagt op team- en organisatieniveau.

Ben jij betrokken bij de (mogelijke) invoering van Copilot binnen jouw organisatie? En ben je benieuwd naar onze verdere visie op en ervaring met de ontwikkeling van digitale vaardigheden van medewerkers en teams? Neem dan gerust contact met mij op.