Voor de gemeente Breda is het belangrijk om niet alleen bij te blijven met nieuwe ontwikkelingen, maar ook voorop te lopen. Daarom was al ruim voor de uitbraak van de coronacrisis een plan gemaakt om de digitale vaardigheden van de ambtenaren te verbeteren. Dit kwam door de uitbraak van het virus en het bijbehorende thuiswerken in een stroomversnelling. “We zijn eigenlijk een grote datafabriek”, vertelt Willemse. “Daarom willen we graag veilig kunnen werken en ons voorbereiden op de toekomst.”

Werken aan digitale vaardigheden

Zo deden alle medewerkers in mei en juni van 2020 een digitale vaardighedenscan. De uitkomsten hiervan werden besproken met de directie en leidinggevenden, en vervolgens gedeeld met de hele organisatie. De gemeente maakte direct werk van de resultaten met coachtraject Digitaal Samenwerken. Hierbij werden trainingen gehouden voor werken met Teams, OneDrive en Office365 applicaties. Daar bleef het niet bij, er werden filmpjes, infographics en handleidingen verspreid. Ook konden medewerkers via Teams aanschuiven in digitale werkplaatsen.

Willemse vertelt dat de ambtenaren binnen de gemeente bijzonder leergierig zijn. Ze wilden meer dan een gewone handleiding of training om 21-eeuwse vaardigheden. “We zijn een moderne organisatie, en dat zie je ook in de manieren hoe we onze collega’s ondersteunen. Zij wilden graag iets nieuws proberen, de games van The Cue zijn daar een perfect middel voor.”

Aan de slag met gamification

De gemeente Breda startte in 2021 met een pilot gamification om slimmer te werken met Microsoft 365, maar gebruikt inmiddels maar liefst drie verschillende games: Smart Collaborators Fundamentals (over slim online samenwerken), Working From Everywhere Together (over hybride samenwerken) en Meeting Masters (over verbeteren van vergaderingen). “De games die we draaien scoren gemiddeld een acht, veel mensen zijn heel enthousiast”, vertelt Willemse.

“Het is echt anders dan wanneer je bij een standaard training achteroverleunt, Medewerkers leren door echt iets te doen. Veel teams hebben ook heel leuke teamfoto’s, dat verbindt enorm. Ook zie ik echt een leereffect bij de teams, dat is goed om te zien.” Willemse doet met haar eigen team ook graag mee aan de games. “Wij vinden het altijd ook heel erg leuk! In het gebruik van Teams hoef ik zelf niet zo veel meer te leren, maar het is leuk om nieuwe mensen te ontmoeten die je tegenkomt in de game.”

De medewerkers van de gemeente zijn niet verplicht om mee te doen, daarom doet Willemse geregeld wervingsacties. “The Cue helpt ons bijvoorbeeld met het schrijven van motiverende teksten, en sparren met ons. Vervolgens organiseren we zelf een online kickoff bij de start van de game, en leggen we uit hoe het werkt. Als medewerkers ondersteuning nodig hebben, kunnen ze altijd bij ons terecht. Ook hebben we een teamcaptainschat in het leven geroepen waar ze vertellen hoe het gaat binnen hun groep.”

Teams gaan voor de winst

De games duren vijf weken, in deze periode strijden de teams tegen elkaar met missies en opdrachten. Denk bijvoorbeeld aan het creatief omgaan met vergaderformats, of nog onbekende mogelijkheden in OneNote. Daarbij houden de teams elkaar ook op een constructieve manier scherp. “Ze voeren echt een competitie, daardoor zijn mensen soms echt fanatiek”, vertelt Willemse. “Hoe vaker je meedoet aan de verschillende games, hoe beter je wordt. Daarbij leer je natuurlijk ook van je collega’s.”

De tijdsinvestering verschilt per opdracht, maar is altijd goed te combineren met het reguliere werk. “Soms duren de opdrachten tien minuutjes, soms een half uurtje, dat maakt het makkelijk plannen. Even kort een spel spelen ontspant ook nog eens. Ik deel tussentijdse resultaten en motiveer tijdens de game.” Aan het einde van de vijf weken organiseert Willemse een feestelijke bijeenkomst op kantoor waar het winnende team een prijs krijgt. “Uiteraard krijgt de rest een gebakje”, lacht ze. De communicatie met The Cue is erg prettig. Voor de game en tijdens het spel is er goede begeleiding. Zo kunnen ook wij onze organisatie optimaal helpen.”

Concrete resultaten

Willemse houdt de vinger aan de pols als het gaat om de resultaten van de games. Ook in het reguliere werk ziet ze al positieve veranderingen. “We worden digitaal vaardiger en het is nog leuk ook!  Zo besparen we veel tijd. Onze medewerkers hebben bijvoorbeeld geleerd efficiënter te vergaderen. Dit start bij een goede voorbereiding. Er is een agenda, de besluitpunten zijn duidelijk en afspraken staan genoteerd.”

“Vorige week kreeg ik nog het verzoek of medewerkers ook een plannertraining konden krijgen voor Teams”, vertelt Willemse. “Zo zie je dat ze zich graag nog verder willen ontwikkelen, dat is mooi om te zien. Ik zie ook dat mensen veel meetings inplannen, dus ik heb het gevoel dat mensen het online vergaderen wel aardig in de vingers hebben.”

De gemeente Breda is ontzettend trots op hoe haar medewerkers de afgelopen twee jaar omgingen met alle veranderingen. “Petje af, want het is best veel. Door Corona lag er privé ook vaak nog het een en ander hun bordje, zeker als je kinderen hebt. We zijn al zo ver met digitale vaardigheden, en dat lukt alleen als we het samen doen.”

—

Dit artikel is tot stand gekomen met dank aan Cora Willemse van de gemeente Breda.

The Cue bedankt Cora en haar collega’s van de gemeente Breda voor de mooie samenwerking. Een samenwerking en die we met plezier voortzetten.