businessman-3087395_960_720

Training, coaching, gamification… welke interventie zet je in voor een succesvolle Office 365 adoptie?

Je kent het misschien wel, je hebt net een training of coaching-sessie gehad over iets nieuws. Je bent enthousiast, geïnspireerd en wilt aan de slag. Totdat je de volgende dag op kantoor komt en de dag eigenlijk al weer voorbij is voordat je iets van de training van gisteren hebt kunnen toepassen. Ligt dit aan je doorzettingsvermogen? Hoe zorg je nu dat je die kennis direct kunt inzetten? En wanneer weet je nu of die training effectief was?

Er zijn meerdere methodieken die je helpen nieuwe werkwijzen en nieuwe ICT tools (zoals Office 365) toe te passen en bij te houden. Denk dan onder andere aan training, e-learning, coaching en gamification. Onze eigen oplossing; gamification, is een van die interventies. Wij geloven dat iedere methodiek op een ander moment het meest effectief is. 

Bekijk hieronder welke interventie voor jullie interessant kan zijn!

Afhankelijk van de duur van een training zien we vaak twee type trainingsdoelen:

1) een nieuwe theorie aanleren en inspireren

Een training is ideaal om samen langer stil te staan bij 1 nieuw thema. Waarom gaan we anders werken? Wat levert het op? En wat is er allemaal? Let er wel op dat je rekening houdt dat alle deelnemers op gelijkwaardige hoogte zijn.


2) een duidelijke nieuwe taak/actie aan leren en kunnen toepassen.
Vaak zien we dat voor het tweede doel, trainingen worden ingezet om medewerkers slimmer te laten werken met behulp van Office 365. Zorg dan dat je heel gericht te werk gaat en deelnemers 1-2 werkwijzen aanleert en niet 20 werkwijzen. Waarom? Het voordeel van een training is dat deelnemers de tijd hebben voor discussie en vragen. Hierdoor kun je diepgang in het gesprek creëren. Het nadeel is dan dat een training niet de werkelijkheid is, en de nieuwe praktische kennis snel weer kan vervagen.

Kenmerken: 1 aandacht 

Kenmerken: 1 aandacht voor kleine groep mensen 2 generieke oplossingen verbeteren 3 uitleggen WHY, HOW en WHAT

Het doel van e-learning is om er voor te zorgen dat deelnemers kennis vergaren, theorie opdoen of simpele vaardigheden aanleren. Daarnaast is het belangrijk dat de kennis redelijk stabiel is (bijvoorbeeld leren rekenen), anders is er een grote kans dat de e-learning niet meer relevant is op het moment. Wat zijn dan ideale onderwerpen die waardevol zijn in een e-learning (met als doel het vergroten van adoptie en productiviteit). Denk dan bijvoorbeeld aan:

  • Onboarding van nieuwe medewerkers (zodat ze de geschiedenis, de kernwaarden en standaard tools leren kennen).
  • Data-veiligheid (zodat deelnemers leren wat het organisatiebeleid is en wat praktische voorbeelden zijn).
  • Persoonlijke effectiviteit: zo maak je de beste presentatie voor je collega’s of de klas

Kenmerken:1 gemakkelijk grote groep medewerkers bereiken 2 generieke oplossingen verbeteren 3 uitleggen WHY EN HOW.

Het doel van Gamification is het toepassen van nieuw gedrag op de werkvloer. Gamification is goed toepasbaar bij generieke scenario’s die voor alle medewerkers relevant zijn. We hebben het dan over grotere thema’s zoals: effectief vergaderen, slim samenwerken etc.

Gamification is een schaalbare methodiek waarmee je gemakkelijk een hoop medewerkers kunt bereiken. Je hoeft dus niet 200 of 2000 collega’s te trainen. Teams die op basis van de game meer willen weten of vast lopen, komen dan bij een trainer of coach terecht. Dit maakt de inzet van een consultant effectief. Doordat gamification in gaat op manieren van werken en het medewerkers uitdaagt in competitie, fun of meesterschap blijven ze gemotiveerd om te leren.

Kenmerken: 1 gemakkelijk grote groep medewerkers bereiken 2 generieke oplossingen verbeteren 3 helpen in de basisvaardigheden van Office  365 (niveau 1,2,3 op schaal van 5) 4 uitleggen WHAT.

Het doel van floorwalking is om medewerkers ter plekke te helpen om hun vragen te beantwoorden in het dagelijkse werk. Het is dan ook letterlijk iemand die over de werk vloer loopt en beschikbaar zodra je een vraag hebt. Eigenlijk een soort klantenservice, alleen zit de persoon direct naast je. Het voordeel van Floorwalking is het direct kunnen beantwoorden van een urgente vraag. Floorwalking is dan ook zeer effectief wanneer er een grote verandering heeft plaats gevonden (zoals een migratie naar Office 365). 
Het is hiervoor wel belangrijk dat medewerkers  weten wat ze kunnen vragen. Bij het aanleren van nieuwe werkwijzen is Floorwalking dan ook minder effectief (omdat men hier niet altijd van bewust is)

Floorwalking kan op de volgende 2 manieren:

1 Er is een consultant die rondloopt op de werkvloer. Zijn/haar hoofdtaak is dan ook om medewerkers te helpen. Dit werkt gaat goed op het moment dat er net een grote verandering heeft plaats gevonden (zoals een migratie). Vaak ervaren medewerkers dan complicaties met dagelijkse taken (inloggen lukt niet, mailen gaat anders, het systeem start niet op).

2 Collega’s fungeren als floorwalker. Deze collega’s doen gewoon hun eigen werk maar hebben extra ruimte gekregen om hun collega’s te helpen wanneer ze een vraag hebben over Office 365.

Kenmerken: 1 gemakkelijk grote groep medewerkers bereiken 2 specifieke oplossingen verbeteren 3 helpen in de basisvaardigheden van Office 365 (niveau 1,2) 4 uitleggen WHAT

Inspiratiesessies zijn effectief om collega’s te enthousiasmeren over wat er allemaal mogelijk is of waarom iets relevant is. Het organiseren van inspiratiesessies voor de hele organisatie of specifieke teams werkt goed op de volgende momenten:

  • De introductie van Office 365 of een nieuwe applicatie: bij de aankondiging van nieuwe IT is het handig om je collega’s mee te nemen in wat er komen gaat. Waarom stappen jullie over naar Office 365? Wat verandert er allemaal? En wat betekent het voor de individuele werknemer?
  • De introductie van nieuwe werkwijzen: Hoe ziet de ideale actielijst eruit? Hoe werk je gemakkelijk samen in Teams?

Let wel op dat bij inspiratiesessies vaak de ‘early adopters’ aan de haal gaan met de inspiratie. Ze zijn enthousiast en willen direct beginnen. Zorg dat je naar hen duidelijk communiceert wat al wel en wat nog niet kan. Daarnaast lopen veel collega’s na een inspiratiesessie weg met vragen of beelden als: ik snap het nog niet helemaal, wat betekent het voor mij of het zal allemaal wel. Zorg dus dat er ruimte is voor een follow-up na de sessie.

Kenmerken: 1 grote groep medewerkers bereiken 2 helpen in de basisvaardigheden van Office 365 (niveau 1,2,3 op schaal van 5) 3 uitleggen WHY – WHAT

Het doel van coaching is: mensen persoonlijk begeleiden om nieuw gedrag vorm te geven. Coaching om IT aan te leren kan dan ook goed helpen op de volgende momenten:

  • Een team dat vast loopt begeleiden naar een fase zodat er weer overzicht is. Dit is handig wanneer er een hoeveelheid aan tools zijn die het team moeten gebruiken.
  • Een medewerker die blokkeert vanwege de hoeveelheid aan nieuwe IT-tools. Op dit moment kan het handig zijn hij/zij persoonlijk wordt begeleid.
  • Samen een nieuwe applicatie vorm geven (zoals het intranet), zodat je echt maatwerk kunt leveren.  

Kenmerken: 1 persoonlijke aandacht 2 specifieke casus verbeteren 3 helpen op alle niveaus van Office 365 (niveau 1,2,3,4,5 op schaal van 5) 4 uitleggen WHY, HOW, WHAT

ded

Wil je meer weten over deze interventies, of specifiek meer over gamification? Wij helpen je graag, dus neem gerust contact met ons op!

Team the Cue

Deel dit bericht

Share on linkedin
Share on whatsapp
Share on facebook
Share on email

Wil je niks missen op het gebied van Office 365 adoptie en gamification?

Meer berichten

Would you like to learn more about Office 365 adoption or gamification? Just contact us!

en_GB
nl_NL en_GB

De wereld van Office 365 adoptie en gamification is volop in ontwikkeling. Wil je niets missen van the Cue? Schrijf je dan hier in voor onze nieuwsbrief!